Alair Homes entlastet Teams mit Microsoft Copilot

Evelynn Ratcliffe ist Partnerin von Alair Homes in Toronto und leitet ein Team von zwölf Beschäftigten, die KI im Arbeitsalltag einsetzen. Nach ihrer Darstellung entsteht die Belastung in dem anspruchsvollen Bau- und Renovierungsumfeld nicht nur durch die eigentlichen Kernaufgaben, sondern auch durch administrative Tätigkeiten. Auf Baustellen und bei Treffen mit Hauseigentümern können Emotionen, Kosten und Zeitpläne gleichzeitig eine Rolle spielen. Deshalb sei es wichtig, keine relevanten Informationen und Folgeaufgaben zu übersehen.

Das Team von Alair Homes nutzt Microsoft Copilot für wiederkehrende Aufgaben. Dazu gehören die Erstellung von E-Mails, die Priorisierung von Aufgaben und To-do-Listen, die Verwaltung von Rechnungen sowie die Terminplanung. Außerdem wird Copilot eingesetzt, um Besprechungen zu transkribieren und Protokolle beziehungsweise Gesprächsinhalte zusammenzufassen.

Die Anwendung dient dabei als Unterstützung für die Beschäftigten und nicht als Ersatz für das Team. Ratcliffe beschreibt den Nutzen insbesondere darin, dass zusätzliche Details aus Gesprächen erfasst und offene Folgeaufgaben kenntlich gemacht werden. So soll beispielsweise sichtbar werden, wenn aus einem Termin mit einem Hauseigentümer noch eine Aufgabe entsteht.

Als Werkzeug verwendet das Team Microsoft Copilot. Ratcliffe nennt als Grund für diese Auswahl unter anderem den Schutz von Daten, den Copilot ihrer Einschätzung nach im Vergleich zu manchen anderen Programmen ermögliche. Die Quelle nennt keine weiteren technischen Einzelheiten zur Implementierung, zu verwendeten Modellen oder zu Schnittstellen.

Der Ansatz konzentriert sich auf administrative und wiederkehrende Tätigkeiten. Ratcliffe berichtet, dass dadurch ihre „unsichtbare Liste“ kleiner geworden sei. Gemeint seien Aufgaben mit niedrigerer Priorität, die wiederholt aufgeschoben wurden und dennoch dauerhaft im Bewusstsein blieben. Diese Aufgaben würden nun bearbeitet.

Die Einführung wird im Artikel außerdem in einen breiteren organisatorischen Zusammenhang gestellt. Anita Zielina, CEO und Gründerin des Better Leaders Lab, empfiehlt Unternehmen, Beschäftigte nach besonders repetitiven, frustrierenden oder zeitraubenden Tätigkeiten zu fragen. Sie warnt zugleich davor, KI vor allem mit Personalabbau zu verbinden, weil dadurch das Vertrauen der Mitarbeitenden sinken könne. Diese Empfehlungen werden im Quellenmaterial allgemein formuliert und sind nicht als zusätzliche Maßnahmen von Alair Homes ausgewiesen.

Die Nutzung von KI hat bei Alair Homes laut Ratcliffe die Produktivität verbessert. Als wesentlichen weiteren Nutzen nennt sie eine geringere mentale Belastung und weniger Stress. Die Bearbeitung zuvor zurückgestellter Aufgaben sei möglich geworden. Eine konkrete Zeitersparnis, ein finanzieller Effekt oder eine Veränderung der Mitarbeiterzahl wird nicht genannt.

Ratcliffe betont zudem, dass gewonnene Zeit nicht zwangsläufig für zusätzliche Arbeit verwendet werden müsse. Sie nennt als mögliche andere Verwendung mehr Erholung, Zeit mit der Familie oder freie Zeit. Ob dies bei Alair Homes bereits als messbares Ergebnis umgesetzt wurde, geht aus der Quelle nicht hervor.

Der beschriebene Einsatz betrifft vor allem Kommunikation, Organisation und Dokumentation im Arbeitsalltag. Copilot übernimmt dabei nach der Darstellung der Quelle einzelne administrative Arbeitsschritte und unterstützt bei der Nachverfolgung von Informationen und Aufgaben. Die Verantwortung für die Arbeit des Teams und für die Entscheidungen im Bau- und Renovierungsumfeld wird nicht als an Copilot übertragen beschrieben.

Der Fall steht damit für einen Einsatz, bei dem KI Beschäftigte bei organisatorischen Aufgaben unterstützt. Die Quellen belegen für Alair Homes eine Nutzung durch ein zwölfköpfiges Team in Toronto sowie die genannten Anwendungsbereiche. Sie enthalten keine Angaben zu Fehlerraten, zur Dauer der Einführung, zu eingesparten Kosten oder zu standardisierten Qualitätskennzahlen.