Greiner AG: Automatisierte Bestellverarbeitung, Microsoft Copilot und KI-Chatbots für Wissensmanagement

Die Greiner AG mit Sitz in Kremsmünster, Österreich, ist ein international tätiger Hersteller von Kunststoff- und Schaumstofflösungen. Das Unternehmen beschäftigt 10.544 Mitarbeitende an 118 Standorten in 33 Ländern und erwirtschaftete 2023 einen Umsatz von über 2,1 Milliarden Euro. Mit dieser globalen Struktur stellt sich die Frage, wie Geschäftsprozesse konzernweit vereinheitlicht, Datenqualität gesichert und verteiltes Wissen nutzbar gemacht werden kann. Greiner begann daher, gemeinsam mit dem Software-Engineering-Dienstleister Tietoevry Austria mehrere Projekte im Bereich generativer KI umzusetzen.

Greiner verfolgt drei konkrete KI-Anwendungsfelder:

**Automatisierte Bestellverarbeitung:** Eingehende Bestellungen, die per E-Mail als PDF ankommen, werden über Microsofts „Document Intelligence Studio" analysiert. Die Lösung extrahiert relevante Auftragsdaten und überträgt sie über eine Cloud-Schnittstelle direkt in das SAP-ERP-System, wo die Auftragserstellung automatisch erfolgt.

**Microsoft Copilot im Büroalltag:** Tietoevry Austria begleitete die Implementierung von Microsoft Copilot, das in Office-Anwendungen wie Word, PowerPoint und Teams integriert ist. Ein besonderer Fokus lag dabei auf dem Change Management, um Mitarbeitende in die Nutzung einzuführen.

**KI-Chatbots für Wissensmanagement:** Greiner setzt intelligente Chatbots ein, um internes Wissen schnell auffindbar zu machen. Dieser Bereich soll künftig ausgebaut werden, mit dem Ziel, auch noch nicht dokumentiertes Wissen systematisch zu sichern.

Bei der Bestellverarbeitung kommt Microsofts „Document Intelligence Studio" zum Einsatz, eine cloudbasierte Lösung zur Dokumentenanalyse und Datenextraktion. Die extrahierten Daten werden über eine SAP-Schnittstelle in das ERP-System übertragen.

Ein definiertes Qualitätssicherungsprinzip ist fester Bestandteil des Prozesses: Liegt das sogenannte „KI-Vertrauensintervall" unter 80 Prozent, wird der Vorgang zur manuellen Überprüfung an Mitarbeitende weitergeleitet. Damit bleibt die menschliche Kontrolle strukturell im Ablauf verankert.

Bei der Einführung von Microsoft Copilot legte Tietoevry Austria nach eigenen Angaben besonderen Wert auf Change Management, um eine nachhaltige Nutzung durch die Belegschaft sicherzustellen.

Konkrete Kennzahlen zu Effizienzgewinnen oder Einsparungen sind aus den vorliegenden Quellen nicht belegt. Alexander Leitl, verantwortlich für Digitalisierungsthemen bei Greiner, äußert sich qualitativ: „Ich glaube, dass das dazu führt, dass nicht nur effizienter gearbeitet wird, sondern dass wir auch bessere und hochqualitative Ergebnisse erzielen." Quantifizierte Effekte werden in den verfügbaren Quellen nicht genannt.

Greiner beschreibt seinen Ansatz als Kombination aus KI-Automatisierung und menschlicher Kontrolle. Die 80-Prozent-Schwelle beim Vertrauensintervall ist ein konkretes Beispiel dafür, wie diese Arbeitsteilung technisch definiert ist. Leitl betont den Anspruch, alle Mitarbeitenden einzubeziehen: „Der Greiner ist es ganz wichtig, dass wirklich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Vollen schöpfen können."

Für das internationale Umfeld sieht das Unternehmen weiteres Potenzial im Wissensmanagement: „Gerade wenn man bei Greiner an das internationale Umfeld denkt, ermöglicht KI, dass wir Sprachbarrieren reduzieren. Das heißt, dass wir unser Wissen wirklich global bestmöglich nutzen können, um die besten fundierten Entscheidungen zu treffen." Für 2025 sind gemeinsam mit Tietoevry Austria weitere Projekte geplant, darunter der Ausbau von Decision Intelligence und Wissensmanagement.