Heußer erstellt Angebote und kalkuliert mit KI

Der Malerbetrieb Heußer nutzte eine von der synatos GmbH entwickelte Handwerkersoftware. Malermeister Nicolai Heußer gestaltete die Software nach den Angaben der Quelle von Anfang an als Ideengeber mit. Ziel der beschriebenen Anwendung ist es, Angebotserstellung, Auftragskalkulation und weitere Büroprozesse mit künstlicher Intelligenz und digitalen Abläufen zu unterstützen.

Heußer beschreibt Raumgröße, Untergrund und gewünschte Leistungen in wenigen Sätzen per Chat oder Spracheingabe. Die KI erstellt daraus strukturierte Angebotspositionen mit Mengen und Preisen sowie Leistungsbeschreibungen in branchenüblichen Texten. Nach einer Prüfung kann das Angebot direkt per E-Mail an die Kundschaft gesendet werden.

Die Software unterstützt außerdem die Nachkalkulation. Sie greift auf Auftragsdaten, Arbeitsstunden, Material und abgerechnete Positionen zu. Dadurch kann die KI Aufträge vergleichen, Abweichungen von der Vorkalkulation markieren und Erkenntnisse sowie Empfehlungen für künftige Kalkulationen liefern.

Über Angebot und Nachkalkulation hinaus werden in der Quelle weitere Funktionen genannt: Die KI bepreist GAEB-Anfragen, wandelt angenommene Angebote in Aufträge um, prüft offene Posten, verschickt Mahnungen und stellt nicht abgerechnete Leistungen in Rechnung. Eingangsrechnungen werden automatisch erkannt. Aus Stichpunkten der Monteure formuliert das System Arbeitsberichte; neue Kunden und Leistungen lassen sich per Zuruf anlegen. Zusätzlich erstellt die Software Analysen und Prognosen zu den eigenen Zahlen.

Die Anwendung ist über eine MCP-Schnittstelle mit der Fachsoftware verbunden. MCP steht für Model Context Protocol und wird in der Quelle als offener Standard beschrieben, den Anthropic Ende 2024 veröffentlicht hat. Die Schnittstelle verbindet ein Sprachmodell direkt mit den betrieblichen Daten und Funktionen, ohne Einzelintegrationen, Dateiexporte oder Workarounds.

Nach den Angaben der Quelle erhält die KI dadurch Zugriff auf Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungen, Projekte und Kundendaten. Sie kann diese Daten im Chat analysieren und steuern; die Aktionen bleiben dabei vom Anwender kontrolliert. Zum beschriebenen System gehören außerdem eine Bankanbindung, vorbereitende Buchhaltung und ein KI-Datenimport-Assistent, der beim Systemwechsel Fehlerquellen minimieren soll.

Nach eigenen Angaben spart Heußer mit den KI-Funktionen mindestens 8 Stunden pro Woche. Weitere rund 6 Stunden entfallen auf digitale Abläufe zwischen Büro und Baustelle. Insgesamt nennt die Quelle eine Zeitersparnis von 14 Stunden pro Woche.

Für die Angebotserstellung wird außerdem berichtet, dass ein Angebot von Hand früher leicht eine Stunde dauerte und die KI-Funktion allein mehrere Stunden pro Woche einspart. Heußer sagt, er schreibe Angebote inzwischen „in der Pause beim Bäcker“. Zur Nachkalkulation erklärt er: „Ich sehe jetzt auf einen Blick, welche Aufträge sich wirklich gelohnt haben und wo ich beim nächsten Mal anders kalkulieren sollte.“

Die Quelle beschreibt einen papierlosen und mobil verfügbaren Betrieb ohne Medienbrüche vom ersten Kundenkontakt bis zur Zahlung. Die KI-Anwendung verbindet dabei die Erstellung und Prüfung von Angeboten mit der Auswertung abgeschlossener Aufträge und weiteren Verwaltungsprozessen. Die genannten Zeitwerte beruhen auf eigenen Angaben des Betriebs.