KI für Anrufe, Angebote und Bewerbervorauswahl

Der Malerbetrieb von Laszlo Bekö in Offenbach begann vor gut einem Jahr mit dem Einsatz von KI. Auslöser waren eine Urlaubszeit, umgeleitete Telefone und ein zusätzlicher Krankheitsausfall. Nach Bekös Einschätzung lag das Problem nicht in einer insgesamt zu hohen Arbeitsmenge, sondern darin, dass zu viel Arbeit an der falschen Stelle anfiel.

Bekö hatte den Betrieb seines Vaters fünf Jahre zuvor übernommen. Zum Unternehmen gehören acht Mitarbeiter, ein Auszubildender sowie drei Angestellte in Büro und Projektmanagement. Ziel des KI-Einsatzes ist es, Zeit für Kundengespräche, die Anleitung des Auszubildenden und die Unterstützung von Mitarbeitern auf der Baustelle zu schaffen.

Der Betrieb setzt zwei KI-Systeme ein: „Petra“ übernimmt die Telefonannahme, „Fabo“ unterstützt bei Terminen, Angeboten und Recruiting. Petra nimmt Anrufe entgegen, hört zu und fragt nach. Die erfassten Informationen werden an das Smartphone von Laszlo Bekö übermittelt. Nach seiner Aussage läuft dadurch kein Anruf ins Leere.

Fabo organisiert Termine, erstellt Angebote und prüft eingegangene Bewerbungen. Dazu sieht sich das System den Lebenslauf an und prüft, ob der Bewerber nach den hinterlegten Kriterien passt. Das Vorstellungsgespräch führt Bekö selbst. Fabo erstellt dafür einen Gesprächsleitfaden; die Entscheidung stützt Bekö jedoch vor allem auf Menschenkenntnis und Bauchgefühl.

Bekö führte die Systeme selbst ein. Dabei wurde er von Experten der Kammer beraten und informierte sich über Anwendungsmöglichkeiten und Tools. Nach Feierabend hinterlegte er Wissen, programmierte Abläufe und automatisierte Prozesse.

Der Betrieb nutzt Server in Deutschland, beschäftigt Systemadministratoren und setzt auf nachvollziehbare Prozesse. Beim Einsatz der neuen Technologie bezieht Bekö sein Team ein. Schulungen sollen vermitteln, was die Technologie kann. Alle Beschäftigten haben ein Smartphone; Zeiterfassung, Urlaubsanträge und wichtige Apps laufen digital.

Die KI-Systeme sind in wiederkehrende Abläufe eingebunden. Der Betrieb nutzt daneben weitere technische Lösungen, darunter Exoskelette zur Entlastung bei körperlich anstrengenden Arbeiten wie Schleifen, Streichen und Spachteln über Kopf. Diese Exoskelette sind nicht Teil der KI-Anwendungen.

Die KI übernimmt im Betrieb wiederkehrende Aufgaben bei Telefonannahme, Terminorganisation, Angebotserstellung und Bewerbervorauswahl. Die Informationen aus Anrufen gelangen auf das Smartphone des Chefs, und Fabo bereitet Angebote sowie Vorstellungsgespräche vor. Dadurch stehen Bekö nach eigener Zielsetzung mehr Zeit für Kunden, Mitarbeiter und Baustellenaufgaben zur Verfügung.

Das Vorstellungsgespräch und die abschließende Einschätzung eines Bewerbers bleiben beim Unternehmer. Bekö sagt ausdrücklich, dass KI Menschenkenntnis und Bauchgefühl nicht ersetzen kann. Auch die handwerkliche Arbeit übernimmt weiterhin der Mensch.

Der Einsatz begann mit einem konkreten Personal- und Organisationsproblem und wurde schrittweise aufgebaut: Zuerst kam „Petra“ hinzu, später „Fabo“. Beratung, Schulungen, deutsche Server und nachvollziehbare Abläufe gehören zum Vorgehen des Betriebs.

Bekö versteht die Digitalisierung als kontinuierlichen Prozess. Sein Ansatz lautet, sich zu informieren, Möglichkeiten zu prüfen, mit kleinen Schritten zu beginnen und die Mitarbeitenden von Anfang an einzubeziehen. Die KI ersetzt in diesem Fall weder das Handwerk noch die persönliche Beurteilung von Bewerbern, sondern übernimmt definierte wiederkehrende Aufgaben.