KHPC automatisiert Dokumentenverarbeitung mit DOffice

Die Büroarbeit bei der Khanh Hoa Power Corporation (KHPC) umfasst den Empfang, die Recherche, die Verarbeitung und die Verwaltung großer Mengen an Dokumenten und Dateien. Laut Quellen führten Zeitdruck sowie Anforderungen an Genauigkeit und Pünktlichkeit im traditionellen Verwaltungssystem zu Engpässen.

KHPC arbeitet mit der Central Power Corporation (EVNCPC) zusammen, um das KI-gestützte System DOffice im E-Office-System des Unternehmens einzusetzen. Die KI ist über eine Browsererweiterung direkt in die vertraute digitale Arbeitsumgebung integriert. Führungskräfte, Fachkräfte und Verwaltungspersonal nutzen die Funktionen bei der Dokumentenverarbeitung; KHPC unterstützt Beschäftigte verschiedener Abteilungen bei der Installation und Nutzung von AI DOffice.

Das System fasst Dokumente automatisch zusammen und verdichtet zentrale Inhalte. Es unterstützt außerdem mit Vorschlägen für Anweisungen und prüft Entwürfe vor der Unterzeichnung auf Punkte, die verbessert werden müssen. Bei der Verwaltung von Arbeitsdateien, der Prüfung von Dokumentbestandteilen sowie bei Einreichung und Archivierung nach gesetzlichen und internen Vorgaben kommen weitere digitale Funktionen zum Einsatz.

Für gescannte Papierdokumente nutzt KHPC eine Technologie zur automatischen Informationsextraktion. Diese ersetzt laut Quelle die manuelle Dateneingabe. Ergänzend prüfen Werkzeuge das Standardformat von Verwaltungsdokumenten. Die Funktionen sind in den Dokumentenprozess eingebettet, sodass die Beschäftigten laut Quelle nicht zwischen unterschiedlichen Werkzeugen wechseln oder komplexe Einarbeitungsprozesse durchlaufen müssen.

Die von DOffice erzeugten Ergebnisse und Vorschläge gelten ausschließlich als Referenz. Die Nutzer müssen die Informationen prüfen und abgleichen und tragen die rechtliche sowie fachliche Verantwortung für ihre Empfehlungen. Der KI-Einsatz erfolgt laut Quelle unter Beachtung gesetzlicher Bestimmungen und interner Standards zu Informationssicherheit, Datensicherheit und Dokumentenmanagement. KHPC setzt dabei technische Schutzmaßnahmen und Vorgaben zur Einhaltung durch die Beschäftigten ein.

Die Quellen nennen keine quantifizierten Kennzahlen zum Einsatz. Sie berichten, dass wiederkehrende manuelle Tätigkeiten reduziert werden und Beschäftigte dadurch mehr Zeit für Analyse, Zusammenfassung, Beratung und strategische Planung haben. Außerdem soll die Verwaltung reibungsloser arbeiten und die Verzögerung bei der Bearbeitung komplexer Geschäftsanforderungen minimiert werden.

Der Einsatz von KI bei KHPC unterstützt administrative Prozesse und ersetzt nach der beschriebenen Arbeitsweise weder kritisches Denken noch menschliche Entscheidungen. Das Unternehmen entwickelt sein digitales Arbeitsökosystem nach Angaben des Vorstandsvorsitzenden Nguyen Cao Ky weiter, indem es Rückmeldungen der Beschäftigten aufnimmt und Probleme aus der praktischen Nutzung bearbeitet.