SCHÜTZ Werken: Vertriebsautomatisierung im B2B-Industriebedarf mit KI

Viele mittelständische Industrie- und Großhandelsunternehmen haben in den vergangenen zehn bis fünfzehn Jahren erheblich in ERP-Systeme und Digitalisierung investiert. Im Tagesgeschäft zeigt sich dennoch häufig ein anderes Bild: Kundenanfragen werden manuell aus E-Mails, PDF-Dateien, Telefonnotizen oder Excel-Tabellen extrahiert und ins ERP-System übertragen. Anschließend durchlaufen Angebote mehrere Prüf- und Freigabeschritte, an denen oft vier oder fünf Personen beteiligt sind. Selbst in gut digitalisierten Unternehmen dauert dieser Prozess laut niologic GmbH häufig rund vier Stunden, in anderen Betrieben sogar mehrere Tage.

Hinzu kommt, dass neue KI-Funktionen von vielen ERP-Anbietern an kostspielige Upgrades, höhere Lizenzgebühren oder einen Wechsel in die Cloud geknüpft werden. Solche Vorhaben dauern nicht selten ein bis zwei Jahre und binden erhebliche interne Ressourcen. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von etwa 100 bis 200 Millionen Euro lagen die Kosten für ERP-Einführung und -Anpassung nach Projekterfahrung von Dr. Alexander Nichau häufig bereits zwischen 2,5 und 5 Millionen Euro.

Bei SCHÜTZ Werken in Selters wurde eine KI-gestützte Vertriebsautomatisierung im B2B-Industriebedarf eingeführt. Das bestehende ERP-System bleibt dabei das führende System. Externe KI-Automatisierung wird über digitale Schnittstellen angebunden, ohne Systemwechsel, ohne Cloud-Pflicht und ohne aufwendiges Migrationsprojekt. Umgesetzt wurde das Projekt durch die niologic GmbH.

Der Automatisierungsprozess beginnt bei der Datengrundlage: Eingehende Kundenanfragen enthalten häufig unterschiedliche Produktbezeichnungen, Handelsnamen, frühere Produktbezeichnungen, interne Kürzel, EAN- oder GTIN-Codes sowie kundenspezifische Artikelnummern. Eine KI muss diese Zusammenhänge erkennen und korrekt zuordnen können.

Deshalb legt niologic nach eigenen Angaben großen Wert auf die Aufbereitung von Produktdaten, Stammdaten, Lieferantendaten und Zuordnungstabellen. „Eine gepflegte Semantik ist eine Grundvoraussetzung dafür, dass eine KI eingehende Kundenanfragen zuverlässig versteht, Produkte korrekt dem internen Katalog zuordnet und automatisierte Angebotsprozesse auslöst", erklärt Dr. Alexander Nichau, Geschäftsführer der niologic GmbH.

Sind Datenbasis und Semantik vorbereitet, analysiert die KI eingehende Kundenanfragen automatisch: Sie erkennt Produkte, Mengen und Anforderungen, ordnet diese dem internen Produktkatalog zu und greift über digitale Schnittstellen auf das ERP-System zu, wo Angebote angelegt und Preisberechnungen vorbereitet werden. Die KI-Modelle werden dabei losgelöst vom ERP-System betrieben, ein Ansatz, den Nichau mit dem schnellen Innovationszyklus in der KI-Welt begründet: „Gleichzeitig sehen wir in der KI-Welt Innovationszyklen von 6 bis 8 Wochen bis zu einem nächsten KI-Modell. Die Leistungsfähigkeit verdoppelt sich hier derzeit ca. alle 9 Monate."

Nach Angaben von Dr. Alexander Nichau führte die Vertriebsautomatisierung bei SCHÜTZ Werken zu Einsparungen im mittleren sechsstelligen Bereich und zu einer besseren Auslastung eines entsprechenden Teilbetriebs. Weitere quantifizierte Kennzahlen liegen aus dem verfügbaren Quellmaterial nicht vor.

Das Projekt bei SCHÜTZ Werken steht exemplarisch für einen Ansatz, bei dem KI nicht als Ersatz für bestehende ERP-Infrastruktur eingesetzt wird, sondern als ergänzende Automatisierungsschicht. Der wirtschaftliche Hebel liegt dabei laut niologic weniger im Systemwechsel als in der Automatisierung der Prozesse rund um das ERP-System. „Der effektivste Einstieg in die KI-Transformation ist ein umsatznahes Thema wie die Vertriebsautomatisierung, weil sich Investitionen in Datenaufbereitung, Schnittstellen und Automatisierung dort wirtschaftlich sauber begründen lassen", so Dr. Alexander Nichau. Die Quellenlage basiert ausschließlich auf Aussagen des umsetzenden Dienstleisters; eine unabhängige Verifikation der genannten Einsparungen liegt nicht vor.