Vinmar International automatisiert den Order-to-Cash-Prozess mit Celonis

Vinmar International ist ein in Houston ansässiger, weltweiter Distributor von Chemikalien und Kunststoffen mit Verkaufsbüros in mehr als 40 Ländern und Lieferungen in über 100 Nationen. Das Unternehmen erwirtschaftet rund 5 Milliarden USD Umsatz. Abhi Banerjee, Director of Applications & Digital Transformation bei Vinmar, beschreibt die Ausgangssituation: „Vinmar is purely a logistics company, and there's a lot of inefficiency inherent in logistics because it's very manual." Jeder Verkaufsauftrag berührt zahlreiche Parteien, interne Teams, Kunden, Lieferanten, Reedereien und Banken. Hinzu kommen volatile Rahmenbedingungen wie Währungsschwankungen in bestimmten Märkten, etwa in der Türkei, die sich kurzfristig auf das Kreditrisiko auswirken. Die Herausforderung bestand darin, diese verteilten Informationen so zu bündeln, dass Risiken erkannt werden, bevor sie zu operativen Störungen führen.

Vinmar setzt die Celonis-Plattform ein, um den Order-to-Cash-Prozess vollständig abzubilden, von der Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung. Dafür wird die Celonis Sales Order Execution App genutzt, die im Unterschied zu klassischem Process Mining nicht historische Daten auswertet, sondern laufende Aufträge in Echtzeit auf Risiken prüft. Banerjee beschreibt den konzeptionellen Unterschied: „If you look at traditional process mining, it looks at your historical data and tries to improve your process from a historical perspective. If you turn it on its head by 180 degrees, you can use the same concept to find inefficiencies in real time."

Konkrete Risiken, die das System erkennt, sind etwa Lagerengpässe an bestimmten Standorten, Lieferterminprobleme durch fehlende Containerkapazitäten sowie Margenprobleme durch preisbeeinflussende Faktoren oder Kreditausfallrisiken bei Kunden.

Ergänzend übernimmt die Celonis Orchestration Engine die automatisierte Auftragsverarbeitung: „Automatically, without human intervention, it is able to take an order for shipment to actual fulfillment and is managed by Celonis Orchestration Engine", so Banerjee. Dieser Ansatz wird als „touchless logistics" bezeichnet, menschliche Eingriffe erfolgen nur noch bei Abweichungen.

Die Datenintegration war nach Banerjees Darstellung der aufwändigste Teil des Projekts, er bezeichnet sie als „the heavy lift". Eingebunden sind das SAP-ERP-System als Kernsystem, Transport-Management-Systeme, Plattformen von Drittlogistikanbietern (3PL), Bankinformationssysteme sowie Schnittstellen zu Reedereien für Containerplanung und Transporttermine. Das Celonis-Wissensmodell aggregiert all diese Quellen und aktualisiert die Daten alle 15 bis 30 Minuten. Das Ergebnis ist eine einheitliche, auftragsbasierte Sicht auf alle relevanten Systeme. Banerjee hebt hervor, was Celonis dabei leistet: „SAP risks are still manageable because it's within one system. The relationship with SAP and the other systems is what Celonis does better for us."

Die Darstellung im Dashboard ist farbkodiert und für Logistikteams direkt nutzbar. Banerjee beobachtet, dass die meisten seiner Logistikmitarbeiter heute dauerhaft einen von zwei oder drei Monitoren dem Celonis-Dashboard widmen. Die niedrige Einstiegshürde wirkt sich laut Banerjee direkt auf die Akzeptanz aus: „Because of this easy to read color-coded screen, where the screen is constantly refreshing every few minutes, my change management, or challenge to adopt Celonis, is reduced drastically."

Vinmar verzeichnet eine 20-prozentige Verbesserung der internen Arbeitskapazität. Konkret bedeutet das, dass Spitzenlastphasen ohne zusätzliches Personal bewältigt werden können. Darüber hinaus hat sich die Kreditverwaltung verbessert, und die Bestandsanalyse ist präziser geworden.

Für eine Geschäftseinheit mit einem Volumen von mehr als 700 Millionen USD ist die vollständig automatisierte Auftragsabwicklung bereits im Einsatz, von der Bestellung bis zur Lieferabwicklung, ohne manuellen Eingriff.

Das Projekt läuft seit rund drei Jahren. Initiiert wurde es vom CEO des Unternehmens, der das Potenzial von Process Mining erkannte. Die Implementierung hat sich vom ursprünglichen Fokus auf Prozesskartierung zu einem operativen Echtzeit-Risikomanagementsystem entwickelt. Vinmar positioniert die Lösung ausdrücklich nicht als Effizienzprojekt im klassischen Sinne, sondern als Instrument zur proaktiven Risikosteuerung im laufenden Betrieb: „The more we mitigate the risk upfront, the more we can ship on time to happy customers."