KI-Wissenssuche für 20 Fachabteilungen

In der Wiener Stadtwerke-Gruppe liegen Informationen in vielen Dokumenten und Systemen. Die Suche nach der jeweils richtigen Information ist dadurch teilweise schwierig und langwierig. Das Thema Wissensmanagement war nach Angaben von WienIT von Beginn an ein zentrales Anliegen des vor rund eineinhalb Jahren gestarteten Competence Centers Künstliche Intelligenz (CC KI).

Die Wiener Stadtwerke-Gruppe entwickelt und nutzt ein KI-basiertes Wissensmanagement-Tool für die interne Suche und Wissensdatenbank. Die KI verarbeitet dafür verschiedene im Konzern vorhandene Datenquellen. Das Tool wird in 20 Fachabteilungen eingesetzt und von aktuell 500 Mitarbeiter*innen auf der KI-Plattform aktiv genutzt.

Ein Self-Service-Prinzip bildet einen zentralen Bestandteil: Eine Person erstellt und pflegt die Wissensdatenbank für den jeweiligen Fachbereich. So soll Wissen verfügbar gehalten und regelmäßig gepflegt werden. Außerdem soll verhindert werden, dass Wissen von Team-Mitgliedern bei deren Pensionierung verloren geht.

Das Tool ist so angelegt, dass Anwender*innen kein Code-Know-how benötigen. Datenschutz hat laut WienIT oberste Priorität. Die sichere Verarbeitung unternehmenseigener Daten und die Kontrolle über Daten und deren Verarbeitung werden als strategische Leitprinzipien beschrieben; zugleich sollen Cloud- und KI-Technologien genutzt werden.

Die Anwendung ist in eine eigene zentrale KI-Plattform eingebettet. Diese Plattform soll allen Mitarbeiter*innen der Gruppe einen einfachen, sicheren und vertrauenswürdigen Zugang zu KI-Technologien ermöglichen. Für die Nutzung erhält jede Person ein strukturiertes Onboarding mit Regeln für den sicheren und verantwortungsvollen Umgang mit KI.

Das Wissensmanagement-Tool wird bereits in 20 Fachabteilungen genutzt. Aktuell verwenden 500 Mitarbeiter*innen die KI-Plattform aktiv. Nach den vorliegenden Angaben soll die Zahl der Nutzer*innen noch im laufenden Jahr verdoppelt werden; ein weiterer Ausbau des Einsatzes in den Fachabteilungen ist ebenfalls vorgesehen.

Die Wiener Stadtwerke-Gruppe beschreibt die Einführung von KI nicht nur als technologische, sondern auch als organisatorische und kulturelle Aufgabe. Für erfolgreiche KI-Projekte werden die frühe Einbindung von Fachbereichen, IT, Informationssicherheit, Datenschutz und Change-Management sowie die Abstimmung unterschiedlicher Anforderungen hervorgehoben.

Nach 18 Monaten Erfahrung mit dem KI Competence Center bewertet WienIT Akzeptanz, Vertrauen und nutzbare Anwendungsfälle als besonders wichtig für den erfolgreichen Einsatz. Die zugrunde liegende Leitlinie lautet: „KI unterstützt Menschen bei ihrer Arbeit, ersetzt aber nicht die menschliche Verantwortung.“