Gia Lai: KI für Grundbuchanträge

Die Provinz Gia Lai steht in der Landverwaltung vor zwei benannten Herausforderungen: einem Mangel an Fachkräften sowie fehlenden Führungskräften und Managern mit fundierten Kenntnissen im Bereich Landverwaltung. Zugleich sind die Grundbuchdaten nach der Einführung des zweistufigen Regierungssystems komplexer geworden. Bei schwierigen Fällen kann die Recherche viel Zeit beanspruchen. Beamte zögern dann unter Umständen, Unterlagen zu unterzeichnen, wodurch sich Verfahren verlängern oder Bürger Dokumente mehrfach ergänzen müssen.

Der Bedarf betrifft damit sowohl die Bearbeitungsgeschwindigkeit als auch die fachliche Qualität. Ein Beispiel ist der Antrag von Tran Thi Tuyet Trinh auf Aktualisierung der Informationen zu ihrem 185 m² großen Grundstück. Sie erhielt das Ergebnis nach einer Woche, obwohl sie mit einer Bearbeitungszeit von etwa einem Monat gerechnet hatte. Der Bericht führt diese verkürzte Wartezeit im Zusammenhang mit den verbesserten Verwaltungsabläufen an, beschreibt sie jedoch nicht als alleinigen KI-Effekt.

Die Provinz Gia Lai setzt ein KI-Tool zur Unterstützung von Grundstücksangelegenheiten ein. Entwickelt wurde es vom Provinziellen Zentrum für öffentliche Verwaltungsdienstleistungen in Abstimmung mit dem Provinziellen Grundbuchamt. Nach mehreren Test-, Evaluierungs- und Qualitätsprüfungsrunden wurde das Produkt fertiggestellt, dem Vorsitzenden des Provinzvolkskomitees vorgestellt und zur Implementierung auf Provinzebene vorgeschlagen.

Die Provinz integriert die KI in drei Schlüsselphasen des Landregistrierungsprozesses: beim Empfang von Anträgen, bei der professionellen Bearbeitung und bei der Vorabkontrolle durch die zuständigen Behörden.

Bereits beim Antrag unterstützt das Tool die Prüfung der Anspruchsberechtigung und der Antragsbestandteile. Es identifiziert fehlende Dokumente und leitet rechtliche Grundlagen her. Damit sollen Bürgerinnen und Bürger von Beginn an beim korrekten Ausfüllen ihrer Anträge unterstützt und mehrere Nachtragsrunden reduziert werden.

Bei der Weiterleitung an Fachabteilungen durchsucht die KI große Mengen an Vorschriften und stellt Querverweise her. Sie unterstützt Beamte dabei, Sachverhalte zu identifizieren, Verfahren nachzuschlagen, prüfbedürftige Probleme zu erkennen und Lösungsvorschläge zu unterbreiten. Im dritten Schritt dient sie den Verantwortlichen auf Gemeindeebene als Kontrollinstrument für den von der Fachabteilung vorgeschlagenen Plan. Werden weitere Gründe oder alternative Pläne gefunden, können die Verantwortlichen eine zusätzliche Prüfung und Erläuterung verlangen, bevor sie entscheiden.

Die Wissensbasis wurde nicht aus einem frei verfügbaren KI-Tool zur Verarbeitung von Grundbuchdaten übernommen. Sie basiert auf dem Rechtssystem, den betrieblichen Abläufen, den Kriterien zur Bewertung von Grundbucheinträgen sowie auf der praktischen Erfahrung lokaler Grundbuchexperten.

Der Ansatz verbindet damit die Suche in rechtlichen Vorgaben mit den für die lokale Bearbeitung relevanten Verfahren und Bewertungskriterien. Die KI soll den Zeitaufwand für die Dokumentensuche senken. Beamte können sich dadurch stärker auf Inhalte konzentrieren, die eine faktische Bewertung erfordern, darunter Ursprung, aktueller Status und Zeitpunkt der Landnutzung.

Für komplexe Fälle benötigen selbst erfahrene Experten laut dem Direktor des Provinzialen Zentrums für öffentliche Verwaltungsdienstleistungen etwa drei Tage für Recherche und Lösungsfindung. Die KI kann laut derselben Quelle in ein bis zwei Minuten einen Lösungsvorschlag liefern. Belegt ist damit eine schnellere Bereitstellung eines Vorschlags; eine eigenständige Entscheidung durch die KI ist ausdrücklich nicht vorgesehen.

Als konkretes Ergebnis der Verwaltungsbearbeitung wird außerdem der Fall eines innerhalb einer Woche abgeschlossenen Antrags auf Aktualisierung eines Landnutzungsberechtigungszertifikats genannt. Der Bericht stellt die verkürzte Wartezeit der Bevölkerung und die schnelleren, pünktlicheren Verfahren heraus. Eine isolierte Messung des KI-Beitrags oder eine allgemeine Erfolgsquote wird nicht genannt.

Gia Lai nutzt KI als professionelle Unterstützung für Beamte in der Landverwaltung. Das Tool prüft Anträge, sucht rechtliche Grundlagen, erkennt fehlende Unterlagen, unterstützt die fachliche Bearbeitung und kontrolliert vorgeschlagene Lösungen vor einer Entscheidung.

Die KI ersetzt nach Aussage des Direktors des Provinzialen Grundbuchamtes nicht den Menschen bei Entscheidungen. Auch der Direktor des Provinzialen Zentrums für öffentliche Verwaltungsdienstleistungen betont, dass die Verarbeitungsgeschwindigkeit nicht bedeutet, dass die KI in einem Fall entscheidet. Die Verantwortung für die fachliche Bewertung und die Entscheidung bleibt damit bei den zuständigen Behörden und Beamten.