Volvo automatisiert Spesenmanagement mit KI-Plattform Edi

Reisekostenabrechnung gilt in größeren Unternehmen als administrativ aufwendig: Belege müssen erfasst, geprüft, länderspezifischen Steuerregeln zugeordnet und schließlich an ERP-Systeme übergeben werden. Viele Unternehmen setzen dabei auf Komplettanbieter, die Buchung, Firmenkarte und Spesenmanagement als Paket bündeln, mit entsprechenden Abhängigkeiten bei einem Anbieterwechsel.

Volvo setzt beim Spesenmanagement auf die Plattform Edi, ein Schweizer Anbieter, der aus einem studentischen Projekt an der ZHAW Zürich entstanden ist. Edi wird von Mitgründer Carim Chenna explizit als Referenzkunde genannt, neben Ergo, OBI und Helvetia. Die Plattform übernimmt den gesamten Reise- und Kostenprozess: „vom Reiseantrag bis zur revisionssicheren Dokumentation und Übergabe an Datev, SAP oder andere ERP-Systeme“, wie Chenna beschreibt.

Reisende fotografieren ihre Belege; Edi liest die Informationen automatisch aus, erkennt den Kontext und ordnet den Beleg der passenden Reise zu. Dasselbe gilt für Tagespauschalen. Das erklärte Ziel ist laut Chenna „maximale Automatisierung, ohne dass die Nutzerinnen und Nutzer den Prozess spüren“.

Edi begann 2019 als KI-basierter Chatbot, der Belege auslesen und direkt ins SAP-System übertragen sollte. Daraus entwickelte sich eine vollständige Expense-Plattform. Die Lösung unterstützt 32 Sprachen, berücksichtigt länderspezifische Mehrwertsteuer und verbindet Online-Buchungstools, Travel-Management-Companies (TMC), Reiserichtlinien, Kreditkartenprozesse und ERP-Systeme zu einem durchgängigen Prozess.

Ein zentrales Merkmal ist die offene Architektur: Edi fokussiert sich ausschließlich auf Expense, ist aber als offene Plattform gebaut. Unternehmen können ihre bestehenden Buchungs- oder Zahlungslösungen behalten und Edi integrieren, ohne das Spesenmanagement neu aufzusetzen. Andreas Schneider, verantwortlich für die internationale Geschäftsentwicklung bei Edi, fasst es zusammen: „Der Kunde behält seine TMC, seine Firmenkarte und seine OBE, wir integrieren uns in diese bestehenden IT-Systeme.“

Die Daten liegen in Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz. Edi gibt an, ISO-zertifiziert zu sein, A-Ratings führender Cybersicherheitsplattformen zu besitzen und die Algorithmen vollständig konform mit dem EU-KI-Act entwickelt zu haben.

Die verfügbaren Quellen belegen lediglich, dass Volvo als Referenzkunde von Edi geführt wird. Über den konkreten Implementierungsumfang bei Volvo, die Anzahl der Nutzenden oder messbare Effizienzgewinne liegen keine belegten Angaben vor. Der Einsatz fügt sich in einen breiteren Kontext ein: Edi expandiert von der Schweiz aus nach Europa und sieht laut Schneider einen Markt, „der bereit ist für Lösungen, die nicht alles aus einer Hand liefern wollen, sondern das jeweils Beste aus verschiedenen Welten kombinieren“.