Lemvigh-Müller automatisiert PDF-Auftragsbestätigungen

Lemvigh-Müller ist ein dänischer Großhändler für Stahl, technische Installationsprodukte sowie Bau- und Gebäudetechnik. Ein Teil der Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen von Geschäftspartnern wird nicht über EDI, sondern als PDF oder per E-Mail übermittelt. Diese unstrukturierten Dokumente mussten zuvor manuell gelesen und in den SAP-Systemen verarbeitet werden. Abweichungen bei Preisen, Mengen oder Lieferterminen wurden dadurch nicht immer schnell erkannt.

Das Unternehmen versendet jährlich etwa 175.000 Bestellungen an mehr als 2.000 Lieferanten. Rund 60 Prozent der Auftragsbestätigungen von Lieferanten gehen als unstrukturierte Dokumente ein.

Lemvigh-Müller verarbeitet eingehende Lieferanten-Auftragsbestätigungen automatisiert. Die Lösung liest E-Mails und angehängte PDF-Dateien aus, extrahiert daraus Preise, Mengen und Liefertermine und vergleicht diese Angaben mit den zugehörigen Bestellungen in SAP.

Das System erkennt unter anderem Lieferverzögerungen, Mengenänderungen und Preisabweichungen. Bei einer Übereinstimmung läuft die Verarbeitung automatisch weiter; Abweichungen werden zur weiteren Bearbeitung markiert. Nach Angaben des Unternehmens werden inzwischen mehr als 100.000 Auftragsbestätigungen automatisiert verarbeitet.

Der Einsatz wurde außerdem als Vorlage für weitere Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen beschrieben, sofern diese nicht digital über EDI ausgetauscht werden.

Die Lösung basiert auf SAP Business AI und ist in SAP Cloud ERP Private sowie das zentrale SAP-System von Lemvigh-Müller integriert. Sie kombiniert mehrere KI-Komponenten und SAP-Fiori-Anwendungen.

Im konkreten Beschaffungsprozess arbeiten drei spezialisierte KI-Agenten in einem gemeinsamen Workflow zusammen. Ein E-Mail-Agent empfängt und sortiert eingehende Nachrichten und erkennt relevante Auftragsbestätigungen samt Anhängen. Ein Agent zur Datenextraktion liest die PDF-Dokumente aus und strukturiert die enthaltenen Angaben. Ein Matching-Agent vergleicht die extrahierten Daten mit den Bestellungen in SAP und stellt Übereinstimmungen oder Abweichungen fest.

Der erste Anstoß entstand aus einem Experiment, bei dem eine Auftragsbestätigung mit einer Bestellung abgeglichen wurde. Von den ersten Tests bis zum Produktiveinsatz vergingen zehn Wochen. Der Aufbau des ersten Use Case erforderte nach Unternehmensangaben rund 200 Arbeitsstunden. Bei der Entwicklung zeigte sich zudem, dass die Qualität von Stammdaten, unter anderem bei Incoterms, verbessert werden muss.

PDF-Dokumente mit einem Umfang von 10 bis 20 Seiten werden innerhalb weniger Sekunden ausgelesen. Die ermittelten Daten werden nahezu unmittelbar aktualisiert, sodass Lieferinformationen schneller in den Systemen verfügbar sind. Preisabweichungen können vor der Ausstellung der Schlussrechnung erkannt werden.

Lemvigh-Müller erwartet, durch die Automatisierung Ressourcen im Umfang von drei bis vier Vollzeitstellen freizusetzen. Diese sollen für höherwertige Tätigkeiten eingesetzt werden, insbesondere für komplexe und ausnahmegeprägte Bestellungen. Das Unternehmen beschreibt das Ziel nicht als Abbau von Arbeitsplätzen, sondern als eine andere Nutzung der vorhandenen Expertise.

Der Anwendungsfall konzentriert sich auf einen klar abgegrenzten Prozess der Lieferantenkommunikation: die Verarbeitung unstrukturierter Auftragsbestätigungen und weiterer Geschäftsdokumente. Die Aufteilung in spezialisierte Agenten ersetzt dabei die zuvor manuelle Prüfung durch einen durchgängigen, in SAP integrierten Workflow.

Für die Übertragbarkeit auf weitere Prozesse dienen laut den Quellen die wiederverwendbare Architektur und Vorlagen. Gleichzeitig wurde die Bedeutung verlässlicher Stammdaten als Voraussetzung für die weitere KI-Nutzung deutlich.