Helvetia setzt KI-Plattform Edi für automatisiertes Spesenmanagement ein

Reisekostenabrechnungen gelten in größeren Unternehmen als administrativ aufwendig: Belege müssen erfasst, kategorisiert, auf Richtlinienkonformität geprüft und schließlich an Buchhaltungssysteme übergeben werden. Helvetia wird von der Plattform Edi als Referenzkunde geführt, gemeinsam mit Unternehmen wie Ergo, OBI und Volvo.

Helvetia setzt die Spesenmanagement-Plattform Edi ein, die den gesamten Reise- und Kostenprozess abdeckt – nach Unternehmensangabe „vom Reiseantrag bis zur revisionssicheren Dokumentation und Übergabe an Datev, SAP oder andere ERP-Systeme". Reisende fotografieren ihre Belege; die Plattform liest die enthaltenen Informationen automatisch aus, erkennt den Kontext und ordnet den Beleg der passenden Reise zu. Dasselbe gilt für Tagespauschalen.

Edi entstand 2019 als Projekt von vier Studenten der ZHAW Zürich. Ursprünglich als Chatbot konzipiert, der Belege ausliest und direkt ins SAP-System überträgt, entwickelte sich das Tool zu einer vollständigen Reisekostenlösung. Mitgründer Carim Chenna beschreibt das Ziel als „maximale Automatisierung – ohne dass die Nutzerinnen und Nutzer den Prozess spüren".

Ein erklärtes Designprinzip ist die Trennung von Expense-Management und den übrigen Geschäftsreise-Bausteinen. Unternehmen können ihre bestehende Online-Buchungsplattform, ihre Travel-Management-Company und ihre Zahlungslösung behalten. Chenna formuliert es so: „Der Kunde behält seine TMC, seine Firmenkarte und seine OBE – wir integrieren uns in diese bestehenden IT-Systeme."

Die Plattform unterstützt 32 Sprachen. Die Daten werden in Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz verarbeitet. Edi gibt an, ISO-zertifiziert zu sein, über A-Ratings führender Cybersicherheitsplattformen zu verfügen und die Algorithmen vollständig konform mit dem EU KI-Act betrieben zu haben.

Die verfügbaren Quellenangaben beschreiben Helvetia ausschließlich als namentlich genannten Referenzkunden von Edi. Angaben zu konkreten Einsparungen, verarbeiteten Belegvolumen oder internen Projektdetails bei Helvetia liegen auf Basis des vorliegenden Materials nicht vor. Edi plant laut Quellen die Expansion in weitere Länder und positioniert sich bewusst als Speziallösung für komplexe Kundenanforderungen.