OBI automatisiert Reisekostenabrechnung mit KI-Plattform Edi

Reisekostenabrechnungen gelten in größeren Unternehmen als administrativ aufwendig: Belege müssen erfasst, geprüft, länderspezifischen Steuerregeln zugeordnet und schließlich in ERP-Systeme wie SAP oder Datev überführt werden. Hinzu kommen unterschiedliche Währungen, Tagespauschalen und die Anbindung an Firmenkarten sowie Travel-Management-Companies (TMC). OBI gehört zu den Referenzkunden der Schweizer Plattform Edi, die genau diesen Prozess automatisieren soll.

OBI setzt Edi für den gesamten Reise- und Kostenprozess ein. Reisende fotografieren ihre Belege; die Plattform liest die enthaltenen Informationen automatisch aus, erkennt den Kontext und ordnet den Beleg der passenden Reise zu. Dasselbe gilt für Tagespauschalen. Das erklärte Ziel laut Edi-Mitgründer Carim Chenna ist „maximale Automatisierung – ohne dass die Nutzerinnen und Nutzer den Prozess spüren".

Die Lösung deckt nach eigenen Angaben den Prozess „vom Reiseantrag bis zur revisionssicheren Dokumentation und Übergabe an Datev, SAP oder andere ERP-Systeme" ab.

Edi entstand 2019 als KI-basierter Chatbot, der Belege ausliest und direkt ins SAP-System überträgt. Daraus wurde eine vollständige Expense-Plattform. Technisch unterstützt sie 32 Sprachen und berücksichtigt länderspezifische Mehrwertsteuerregeln. Sie verbindet Online-Buchungstools (OBE), TMC, Reiserichtlinien, Kreditkartenprozesse und ERP-Systeme zu einem durchgängigen Prozess.

Ein zentrales Designprinzip ist die offene Plattformarchitektur: Edi fokussiert sich ausschließlich auf Expense und verzichtet bewusst auf ein Komplettpaket mit Buchung und Firmenkarte. „Der Kunde behält seine TMC, seine Firmenkarte und seine OBE – wir integrieren uns in diese bestehenden IT-Systeme", erklärt Andreas Schneider, verantwortlich für Edis internationale Geschäftsentwicklung. Unternehmen können ihre bestehenden Dienstleister also behalten oder wechseln, ohne das Spesenmanagement neu aufzusetzen.

Die Datenhaltung erfolgt in Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz. Edi gibt an, ISO-zertifiziert zu sein, über A-Ratings führender Cybersicherheitsplattformen zu verfügen und die Algorithmen vollständig konform mit dem EU KI-Act betrieben zu haben.

Konkrete Kennzahlen zum Einsatz bei OBI sind aus den vorliegenden Quellen nicht verfügbar. OBI wird von Edi als Referenzkunde genannt, gemeinsam mit Ergo, Volvo und Helvetia.

Der Fall illustriert einen in der Unternehmens-IT verbreiteten Ansatz: Statt einer Komplettlösung wird eine spezialisierte KI-Komponente in eine bestehende Systemlandschaft integriert. Edi positioniert sich dabei explizit als „Baustein statt Komplettlösung" – ein Modell, das laut Schneider besonders dann relevant ist, wenn Unternehmen TMC oder Zahlungsanbieter wechseln, ohne dabei das Spesenmanagement neu einführen zu wollen.